Мы работаем так,

чтобы нас выбирали сердцем

Контроль и управление деловыми поездками

Управление деловыми поездками - процесс многоплановый, состоящий из множества важных этапов. Випсервис может предложить Вам не только эффективное управление командировками Ваших сотрудников, но и возможность оптимизации затрат на каждом из этапов этого процесса.

1. Разработка, внедрение и контроль за соблюдением политики организации деловых поездок компании

Одним из главных принципов эффективного управления командировками компании является продуманная политика деловых поездок ее сотрудников. Именно грамотно разработанная политика деловых поездок способна привести к оптимизации бюджета, затрачиваемого на командировки. В среднем, если брать период до начала использования такого инструмента как тревел-политика и период после его применения, экономия может составить от 10 до 33%.

Наш опыт использования тревел-политики свидетельствует, что политика управления деловыми поездками в обязательном порядке должна включать 6 аспектов: процессы бронирования, процедуру оплаты и предоставления услуг, вопросы репутации компании, риски и заботу об экологии.

Результатом формирования и внедрения в компанию политики управления деловыми поездками станет оптимизация всего процесса их организации.

2. Повышение эффективности процесса заказа всех необходимых услуг

Выбрав одну из предлагаемых нами платформ обслуживания, Вы сможете заметно упростить процесс заказа необходимых для организации командировок услуг: отправляя заявку на все услуги одному менеджеру (принцип одного окна), получая полноценную консультацию и поддержку закрепленной за Вашей компанией группы менеджеров (сервисная группа), оперативно передав запрос в работу менеджеру, базирующемуся на территории Вашей компании (имплант-офис) или в нашем офисе (аутплант-офис), и др.

С нашей помощью Вы обеспечите своих путешественников полным спектром услуг, начиная с момента определения необходимости в поездке до учета расходов в финансовых службах компании.

3. Оптимизация расходов на все составляющие деловых поездок: пассажирские перевозки, размещение в отелях, организация конференций и корпоративных мероприятий

Для того, чтобы экономить на командировках, нет необходимости выбирать самые доступные отели и перелеты. Можно пользоваться услугами высшего качества, обеспечивать повышенную безопасность путешествующим, и при этом экономить, если консолидировать программу командировок на региональном или глобальном уровнях.

В последнее время все большее количество компаний стремится стандартизировать свою командировочную политику, процессы и инструменты, а также консолидировать поиск поставщиков. Именно с этой целью компании все чаще делают выбор в пользу сотрудничества с одним оператором делового туризма.

Мы поможем Вам оптимизировать затраты на деловые поездки, обеспечив доступ к корпоративным тарифам авиакомпаний и отелей, оговоренным в рамках трехсторонних соглашений между клиентами и поставщиками услуг при участии нашей компании. Этот доступ позволит вам получить специальные цены на авиаперевозку и размещение в отелях, доступные только сотрудникам Вашей компании.

4. Повышение уровня безопасности и корпоративной социальной ответственности сотрудников

Наша компания является официальным партнером International SOS в России – мирового лидера в области управления рисками и обеспечения безопасности путешественников и работающих за рубежом сотрудников.

Благодаря нашему опыту и опыту нашего иностранного партнера, мы понимаем масштаб возможных рисков для путешествующих и работающих за рубежом сотрудников. И именно понимание рисков дает нам возможность внедрять и в дальнейшем контролировать процедуры для путешествующих, выполнение юридических обязательств перед своими сотрудниками, а также - координировать работу нескольких департаментов (отдел безопасности, HR, административный отдел, и тд.), и при этом - выполнять свои обязательства, не выходя за рамки бюджета.

5. Аудит и оценка эффективности работы вашей программы командировок

Наши специалисты помогут Вам контролировать ход выполнения программы командировок, отслеживая показатели эффективности и регулярно обновляемую административную панель наблюдения.

Также, что немаловажно, они помогут Вам с точной оценкой уровня удовлетворенности Ваших сотрудников полученным опытом, ведь именно этот показатель позволит постоянно совершенствовать командировочную программу Вашей компании и увеличивать лояльность сотрудников в отношении соблюдения тревел-политики.

6. Простой и удобный платёжный инструмент для оплаты и управления корпоративными расходами на деловые поездки: Business Travel Account (BTA)

Випсервис является сертифицированным партнером ООО «Америкэн Экспресс Банк».

Мы будем рады предложить Вам новый инструмент для взаиморасчётов с нашей компанией, с помощью которого Вы сможете не только более эффективно управлять оборотными средствами через использование льготного периода кредитования сроком до 58 календарных дней, но и добиться максимального контроля расходов по организации деловых поездок.

Корпоративная кредитная карта American Express - BTA это виртуальная корпоративная карта Америкэн Экспресс, держателем которой является компания. Карта BTA используется для взаиморасчетов с уполномоченным Агентством по организации деловых путешествий. Счёт-выписка по карте выставляется один раз в месяц и позволяет произвести централизованный учет и оплату всех расходов, проведенных по карте. Специальная система отчётности позволит вам получать электронные файлы с детальной информацией об оплаченных услугах, автоматизировать процесс обработки счетов и учета расходов, а также интегрировать полученные данные во внутренние системы отчётности вашей компании для последующего анализа.

Business Travel Account - это признанный и широко используемый инструмент для взаиморасчетов между компаниями и поставщиками, позволяющий существенно усовершенствовать программу управления расходами, обеспечив высокий уровень эффективности, консолидации, контроля, прозрачности и экономии.

Для получения более детальной информации, Вы можете обратиться к менеджеру нашей компании или посетить сайт банка https://business.americanexpress.com/ru