Технологии в помощь: Корпоративный портал

Когда компания большая, с одновременно активно развивающимися разными направлениями бизнеса, что, бесспорно, относится к холдингу Випсервис, важно иметь объединяющую корпоративную жизнь систему. Потому портал – это и рупор HR-отдела, и единая коммуникационная среда компании, при этом инструментарий по решению широкого спектра задач.

Его запуск произошёл в феврале прошлого года – как следствие изменений в структуре управления, выходе на инновационные решения, требующие базовой поддержки. Постепенно функционал увеличивался, развитие происходит и по сей день. «Корпоративный портал – теперь ключевой информационный центр. Есть ещё некоторые поддерживающие электронные рассылки по корпоративной почте, но нет, например, уже досок с объявлениями в офисном пространстве», прокомментировал HR-директор Випсервис Павел Разин. Тут стоит отметить, что платформа параллельно решает сразу две задачи: с одной стороны, автоматизация процессов, электронный оборот документов и оповещения, с другой, экологичный компонент, что также немаловажно для цикла жизнедеятельности серьёзной современной компании: КСО – выбор лидеров.

С помощью данного ресурса произошло упрощение работы с различными кадровыми и бухгалтерскими документами – такими как оформление отпусков или получение справок для банков (последнее особенно актуально в сегодняшнем режиме). Ряд простых повседневных задач – заказ канцелярских товаров, заявка в IT-отдел по решению каких-то проблем, также решается через портал.

Является он и своеобразной «библиотекой знаний» для ряда подразделений. И если раньше документы распечатывались и формировались в специальные папки для руководителей, то теперь процесс перешёл в электронный формат – отмечают, это удобно.

Интересной практикой «взгляда со стороны» было привлечение студентов ВШЭ (*топ-менеджмент Випсервис проходит обучение по программе МВА в Высшей Школе Экономики – с вузом достигнута договорённость о стажировках в компании). Они анализировали работу портала и его функционал, таким образом, смогли на практике понять принципы работы столь важного инструмента внутренних коммуникаций. Вдохновлённые изучением, молодые специалисты поделились нескольким творческими идеями по наполнению и визуализации.

Сегодня портал загружается у всех сотрудников при включении компьютера. Он несёт в себе ряд функций: информационной, управленческой и по автоматизации документооборота. В планах есть различные идеи по дальнейшему развитию. Так, в скором времени, корпоративный портал поможет решать задачу контроля посещаемости и учёта графика работы сотрудников – это будет, поистине, облегчение для всех: значительно удобнее организовать процесс через портал, чем в случае, например, с забытой дома карточкой, долго решать вопрос по оформлению временного пропуска и согласованию часов работы.