Виртуальная экскурсия в офис Випсервис

Вступительное слово генерального директора Ирины Соловьевой:
Когда речь заходит об офисе, я всегда вспоминаю важное правило – организация пространства оказывает огромное влияние на поведение людей, в нем находящихся. В свое время целый переворот в организации автосервисов произвело открытое зонирование, предложенное для BMW. Замасленные, захламленные мастерские умерли, уступив место чистоте и профессионализму… Гипермаркеты и банки тратят сотни тысяч долларов на разработку зонирования и маршрутов своих клиентов в торговых точках и офисах, стремясь конвертировать каждый квадратный метр пространства в выручку. Именно потому планирование офисного пространства для меня всегда начинается…со стратегии бизнеса и ответа на вопрос, как офис поможет донести до сотрудников миссию организации и выработать поведение, ориентированное на ценности бренда.

Следующее важное соображение, в правильности которого я много раз убеждалась в своей управленческой судьбе – рассадка является мощным управленческим инструментом. Третье правило, которое и делает возможным второе и которое нельзя игнорировать: интенсивность общения коллег, а значит обмен знаниями и идеями, и даже выбор канала для передачи информации зависит от расстояния между людьми. Смешно, но при расстоянии между столами более 3 метров сотрудники начинают писать друг другу электронные письма, хотя могли бы просто подойди. А если оно меньше или равно 80 сантиметрам, общение между сотрудниками крайне интенсивное, обмен наимощнейший, что верно и для дружбы, и для конфликтов…

Пространство московского офиса Випсервис в том виде, в котором оно сейчас существует, отличная иллюстрация всего сказанного выше. Сегодня мы открываем серию публикаций, в которых мы не только виртуально погуляем по зонам, кабинетам , кухням и переговорным, но постараемся взглянуть на все это с точки зрения организации бизнеса. На первый взгляд, момент выхода этого материала несколько странен. Ситуация все больше способствует переводу бизнеса в квартиры и на дачи:)
Да, но есть множество нюансов, которые заставляют много думать перед принятием решения вывести всех поголовно домой и сэкономить на аренде, если этого не требует санитарно-эпидемиологическая обстановка. Именно поэтому я приглашаю Вас в виртуальное путешествие по московскому офису холдинга Випсервис, который не планирует отказываться от эффективного управленческого инструмента под названием Офис. 
Добро пожаловать!

Вход в офис холдинга Випсервис – это целый набор смыслов, выраженный в дизайне.

Во-первых, современность и применяемых технологий, и самого оформления – именно так и должна выглядеть штабквартира передовой компании, являющейся лидером рынка и разрабатывающая собственные эффективные продукты.
Во-вторых, безопасность и надёжность: в ходе ремонтных работ использовались только качественные натуральные материалы, а сам офис охраняется теперь системой СКУД в сочетании с биометрией (при этом сотрудникам, которым не позволяют применять последнее религиозные убеждения, идут на встречу).
В-третьих, стильность интерьера и используемой мебели подчёркивают творческую составляющую компании.
В-четвёртых, информационная доступность и комфорт, выраженные в удобном навигационном дисплее и панели с брендами. 
И, наконец, но не в последнюю по значимости очередь, функциональность: обновление входной группы преследовало также управление поведением сотрудников и затратами. Ремонт холла полностью изменил следующие процессы:
1.  охрана офиса (передана на аутсорсинг победителю строгого тендера)
2.  доступ в офис и офисные кабинеты (переход на централизованную систему СКУД)
3.  уборка офиса (передана на аутсорсинг победителю строгого тендера)
4.  маршруты движения персонала по офису (два новых лифта полностью реализуют оперативную перевозку)
5.  маршрут работы с доставкой офисного запаса – воды, бумаги, продуктов (ввод в действие хозяйственного лифта)
6.  работа с входящей корреспонденцией (организована почтовая комната).

Офис начинает свою работу в 7:30 утра: прозрачная входная группа и особое освещение в сочетании с деревцами и травкой (или украшенными ёлочками – в зависимости от сезона) привлекают своей открытостью и обещают добрый приём.

Вне всякого сомнения, век сегодняшний – это век информации и инноваций. И потому в такой современной компании, как Випсервис, вопросам высоких технологий уделяют внимание даже в малейших деталях. Подтверждение этому можно увидеть собственными глазами при первых же шагах по офису.

Во-первых, это будет плазма при входе, позволяющая размещать любые объявления, во-вторых, бренд-борд за стойкой ресепшн – всё это флагманы навигации компании. Главная же, и наиболее эффективная, локация для трансляции информации – это лифт. Ведь он ежедневно перевозит всех сотрудников и гостей по несколько раз на дню. Поэтому в нём размещают регулярно обновляемые плакаты. Так, совсем недавно, с их помощью промотировали Портбилет, теперь они посвящены праздничной теме. Таким образом, «средство перемещения» было превращено в мощный канал корпоративных коммуникаций. А это уже Smart-решение руководства Випсервис.

Учебный центр

В основе эффективного развития компании лежит непрерывное обучение по тщательно подобранным программам с возможностью в последующем практического применения полученных знаний. Так, например, обстоят дела с курсом МВА от Высшей школы экономики, по которому уже второй год обучается топ-менеджмент Випсервис – подбор материала формировался крайне тщательно, и на каждом новом этапе проходит дополнительную предварительную ревизию.

Для обучения сотрудников в холдинге созданы все условия: в отремонтированном помещении находится современный учебный центр с многофункциональной мебелью, позволяющей модифицировать пространство в зависимости от задач – рассадки «театр», «школа», «переговорная».

Мебель в учебном классе подобрана согласно корпоративным стандартам – и это ещё один пример воздействия интерьера на поведение.

Руководство Випсервис уверено, что занятия должны проходить в комфортных условиях – так и материал будет усваиваться лучше. Да и сами обучающиеся отмечают, что в новом помещении и мотивация выше.

Стоит также отметить, что одним из условий сотрудничества с внешними преподавателями было проведение курсов именно на территории Випсервис, чтобы после насыщенного трудового дня сотрудники не тратили силы и время на дорогу при разных погодных условиях.

Когда ремонт – это преображение пространства, преследующее не только дизайнерские цели, тогда речь идёт о серьёзных игроках на рынке. Только компании-лидеры в любое своё действие закладывают несколько смыслов, работающих как на настоящее, так и на будущее.

Так, ремонт 5 и 6 этажей здания холдинга Випсервис предназначался для комфортного присоединения двух новых активов – CWT и Пакспорт. И сотрудники двух бизнесов сразу почувствовали к себе особое внимание и высказанную в действии надежду на их вклад в дальнейшее развитие компании.

В концепцию проекта, который был разработан для Випсервис европейским агентством Atelier Serafimov Architects совместно с INTO Branding, были заложены следующие идеи:

- по части эргономики – создание рабочего пространства, стимулирующего к творчеству;

- по архитектуре – единое решение, учитывающее уникальные визуальные особенности каждого из брендов.

Главной же задачей было формирование у сотрудников новых эффективных поведенческих моделей благодаря использованию определённых интерьерных решений.

Ремонт принёс также дополнительную выгоду в унификации стандартов рабочих мест согласно функционалу использования. Это помогло внести больше контроля над затратами, плюс эффективнее претворять в жизнь стратегию глобализации. Теперь у Випсервис есть стандарт организации рабочего места для обучения, для агента, для менеджера по продажам, для бухгалтера и для руководителя. В компании заранее знают все элементы и стоимость, что позволяет делать точные расчёты и даёт возможность оперативно развернуть типовой офис холдинга.

Переговорные

В здании холдинга Випсервис организовано 7 переговорных комнат – именно такое количество оптимально отвечает существующим потребностям.

Все помещения оформлены в общей стилистике компании: эффектный дизайн, хорошо продуманная эргономика. Комнаты представлены разной вместимостью: от 6 до 30 человек, что позволяет проводить как совещания малых рабочих групп, так и целых отделов, а также обучающие мероприятия, встречи с партнёрами и клиентами.

Переговорные укомплектованы всем необходимым современным оборудованием. Так, в них размещены проекторы Epson, конференц-телефоны Yealink и система для проведения видеоконференций Logitech GROUP.

Безусловно, присутствует высокоскоростное подключение к Интернету с помощью точек доступа Wi-Fi, оплачены лицензии для Zoom и Skype конференций.

И, поскольку переговорные комнаты представляют собой формат коммуникационного пространства, в них регулярно проводятся информационно-рекламные кампании холдинга посредством плакатов и постерных серий; размещены ключевые ценности бренда.

Также стоит отметить удобство централизованной системы бронирования переговорных

Кухня – негласно одно из важнейших помещений в любой компании, ведь там сотрудники не только удовлетворяют свои потребности в пище. Именно здесь происходит большая часть неформального общения между коллегами, формирование определённой корпоративной атмосферы.

Поэтому к организации и оформлению кухонных пространств (а их в компании 2) в холдинге Випсервис подошли особенно тщательно. Просторные дизайнерские помещения в тоже время оборудованы всем необходимым: кулерами с питьевой водой, СВЧ, холодильниками, кофейными аппаратами и даже посудомоечными машинами.

Зоны отдыха 

Экологичные материалы, выдержанный корпоративный стиль, индивидуальный дизайн, разработанный специально для холдинга Випсервис европейским агентством Atelier Serafimov Architects совместно с INTO Branding, являются отличительными чертами офисного пространства компании.

Тщательно продуманная организация всех помещений стимулирует к активной работе и творчеству, и была бы невозможна без так называемых зон отдыха – ведь они необходимы как для коммуникации между сотрудниками, так и для гармонизации их труда в целом. 

Данные пространства Випсервис укомплектованы стильной и удобной мебелью, имеют свою свежесть и красоту благодаря живым растениям и цветочным композициям. Также в них присутствуют такие трендовые атрибуты современных офисов, как стеллаж для кросс-букинга и вендорный аппарат для здорового перекуса «Вкус Вилл».

Медиацентр

Ещё одно, поистине знаковое пространство в офисе холдинга Випсервис, это медиацентр.

Много света, прекрасная акустика, современное техническое оснащение позволяют компании, по праву, гордится данной зоной и считать её весомым конкурентным преимуществом.

В медиацентре Випсервис регулярно проходят не только внутренние и партнёрские мероприятия – площадка была также высоко оценена журналистами федеральных телеканалов: чистый звук, красивая картинка, удобство размещения съёмочной группы, которые приезжают для интервью по актуальным вопросам туристической отрасли с руководством компании.

Стена из 9 панелей, коммутатор сигналов HDMI и звук Yamaha представляют собой ключевое оборудование медиацентра; посадочная зона – амфитеатр. Прогрессивный эко-дизайн, сочетающий стекло и дерево, дает много воздуха и дарит ощущение уюта.